EL OFICIO
es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
PARTES
MEMBRETE:
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
LUGAR Y FECHA:
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
NUMERACIÓN:
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
DESTINATARIO:
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
ASUNTO:
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
REFERENCIA:
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
CUERPO O TEXTO:
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
DESPEDIDA:
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
FIRMA Y POSFIRMA:
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
INICIALES:
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
ANEXO:
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
DISTRIBUCIÓN:
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
PARTES
MEMBRETE:
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
LUGAR Y FECHA:
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
NUMERACIÓN:
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
DESTINATARIO:
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
ASUNTO:
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
REFERENCIA:
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
CUERPO O TEXTO:
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
DESPEDIDA:
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
FIRMA Y POSFIRMA:
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
INICIALES:
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
ANEXO:
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
DISTRIBUCIÓN:
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
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